Procedura organizacji przyjmowania i rozpatrywania i załatwiania skarg w Szkole Polskiej przy Ambasadzie RP w Hadze
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 z późn. zm.), zwana dalej k.p.a.; - Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2000 r., nr 5, poz. 46);
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1);
Definicje
- Ilekroć w dalszej części ww. procedury będzie mowa o organie sprawującym nadzór pedagogiczny i organie prowadzącym szkołę, należy przez to rozumieć Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą z siedzibą w Warszawie, zwany dalej „Ośrodkiem”.
- Ilekroć w dalszej części ww. procedury będzie mowa o szkole, należy przez to rozumieć szkołę polską, o której mowa w art. 8 ust. 5 pkt 1 lit. a ustawy – Prawo oświatowe.
- Ilekroć w dalszej części ww. procedury będzie mowa o dyrektorze szkoły, należy przez to rozumieć, dyrektora, o którym mowa w § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2019 r. w sprawie organizacji kształcenia dzieci obywateli polskich czasowo przebywających za granicą (Dz. U. z 2019 r., poz. 1652 z późn. zm.).
- Skarga – przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.
- Wniosek – przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.
Rozdział I
Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków
- 1
- Skargi i wnioski mogą być wnoszone w formie pisemnej, także za pomocą telefaksu
i poczty elektronicznej lub w formie ustnej do protokołu. - W szkole wnoszący skargi i wnioski przyjmowane są przez Dyrektora szkoły podczas jego obecności w szkole.
- Skargi i wnioski wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez Dyrektora szkoły, który go sporządził.
- Pisemną skargę można złożyć za pośrednictwem sekretariatu, do rąk Dyrektora szkoły podczas jego obecności w szkole lub do opiekunów oddziałów.
- Skarga/wniosek winna zostać niezwłocznie przekazana Dyrektorowi szkoły, który prowadzi rejestr skarg i wniosków (zał. nr 2).
- Przyjmujący skargi lub wnioski zobowiązani są potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego osoba wnosząca skargę lub wniosek.
- Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego – anonimy.
- Bez rozpatrzenia pozostawia się skargi zgłoszone w sposób anonimowy. W takim przypadku ustala się jedynie stan faktyczny dla ewidencjonowania niekorzystnych zjawisk i przeciwdziałania ewentualnym skutkom zaniedbań.
- Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:
- liczba porządkowa,
- data wpływu skargi (wniosku),
- nazwa podmiotu przekazującego skargę (wniosek),
- znak sprawy,
- przedmiot skargi (wniosku)
- termin wszczęcia i załatwienia skargi (wniosku).
- Skargi i wnioski dotyczące działalności Dyrektora szkoły przyjmuje
i rozpatruje Dyrektor Ośrodka. - O tym czy pismo jest skargą lub wnioskiem decyduje jego treść, a nie forma zewnętrzna.
- 2
- Skargi i wnioski wnoszone ustnie przyjmuje Dyrektor szkoły w godzinach pracy Szkoły- środa, piątek, sobota 10.00-13.00 ……..
- Z przyjęcia skargi lub wniosku wniesionego ustnie do Dyrektora szkoły sporządzają protokół (zał. nr 1).
- W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię i nazwisko (nazwę), adres wnoszącego skargę lub wniosek oraz zwięzły opis sprawy. Protokół podpisują osoba wnosząca skargę lub wniosek oraz osoba przyjmująca skargę lub wniosek.
- Skarga/wniosek wnoszony w formie pisemnej, także za pomocą telefaksu powinna zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym.
- Skarga/wniosek wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinna:
- być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej;
- zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
- zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
- Organy właściwe w sprawach skarg i wniosków przekazują informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, skarżącemu lub wnioskodawcy przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób (art. 226a k.p.a.).
- Każda skarga/wniosek posiada dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 10, dotyczącą załatwienia jej.
- W przypadku próby telefonicznego zgłoszenia skargi należy poinformować dzwoniącego o wymaganym i określonym w kodeksie postępowania administracyjnego oraz rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, trybie wnoszenia skarg oraz poprosić albo
o jej pisemne wniesienie albo osobiste stawiennictwo w celu złożenia skargi do protokołu.
Rozdział II
Kwalifikacja skarg i wniosków
- 3
- Kwalifikowania spraw jako skargi lub wniosku dokonuje Dyrektor szkoły.
- Każda sprawa zakwalifikowana przez Dyrektora jako skarga lub wniosek wpisana jest do rejestru skarg i wniosków.
- Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpatrzenia.
- Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, następnie nie później jednak niż w terminie siedmiu dni pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając przy tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.
- Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopię zostawić w dokumentacji szkoły.
Rozdział III
Rozpatrywanie skarg i wniosków
- 4
- Skargi/wnioski rozpatruje Dyrektor szkoły.
- Dyrektor szkoły powinien załatwić skargę/wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
- W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie miesiąca rozpatrujący skargę jest obowiązany zawiadomić o tym wnoszących skargę lub wniosek, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Uwaga: ponaglenie nie dotyczy „wniosku”.
- W razie niemożności załatwienia wniosku w terminie, określonym w ust. 2. Dyrektor szkoły obowiązany jest w tym terminie zawiadomić wnioskodawcę o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie załatwienia wniosku.
- Dyrektor szkoły właściwy do rozpatrzenia skargi może ją przekazać do załatwienia opiekunowi oddziału, o ile skarga nie zawiera zarzutów dotyczących działalności opiekuna oddziału.
- Rozpatrywanie skargi/wniosku obejmuje:
- sprawdzenie stanu faktycznego,
- ocenę tego stanu,
- wyciągnięcie wniosków.
- Ustalenie stanu faktycznego następuje po wysłuchaniu zainteresowanych stron
z uwzględnieniem ich motywów postępowania w sposób obiektywny i rzeczowy oraz
po zebraniu materiału niezbędnego do wyjaśniania skargi/wniosku. - Ocena rozpatrzonego stanu faktycznego polega na wypracowaniu wspólnego stanowiska (kompromisu), znalezieniu właściwego rozwiązania dla przedmiotu skargi oraz ustaleniu winnych zaistniałego stanu rzeczy.
- Wyciąganie wniosków odnosi się do działań Dyrektora szkoły jako kierownika zakładu pracy dla zatrudnionych w szkole nauczycieli i pracowników nie będących nauczycielami.
- Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:
- oryginał skargi/wniosku,
- notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,
- materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,
- odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem lub potwierdzeniem odbioru osobistego,
- inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
- O sposobie załatwienia skargi/wniosku zawiadamia się wnoszącego skargę lub wniosek.
- Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać (zał. nr 3):
- znak pisma, datę,
- wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
- faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie,
- imię i nazwisko oraz podpis osoby rozpatrującej skargę/wniosek.
- Opiekun oddziału, któremu została przekazana przez Dyrektora szkoły skarga do załatwienia, przedstawia Dyrektorowi szkoły dokumentację, o której mowa w ust. 10 pkt 1 – 3 i 5.
- Odpowiedzi na skargi i wnioski oraz inne pisma wychodzące w trakcie rozpatrywania skargi lub wniosku podpisuje Dyrektor szkoły.
- 5
- Skarga, dotycząca określonej osoby, nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.
- W przypadku negatywnego załatwienia skargi odpowiedź na nią powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści artykułu 239 k.p.a.
- W przypadku, gdy skarga w wyniku jej rozpatrzenia została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponownie wniósł skargę, należy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni, dokonać oceny, czy ponowna skarga wskazuje na nowe okoliczności. Jeżeli ponowna skarga nie zawiera nowych okoliczności, organ może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy, bez konieczności zawiadamiania skarżącego.
- W przypadku wydania nauczycielowi/pracownikowi zaleceń przez Dyrektora szkoły należy kopię tego pisma dołączyć do Kontrolę z wykonania zaleceń przeprowadza Dyrektor szkoły.
- Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w teczce Skargi
i wnioski u Dyrektora szkoły, a następnie przekazywana do archiwum. - Kontrolę nad realizacją rozpatrywania skarg i wniosków sprawuje Dyrektor szkoły.
- 8
- Jeżeli załatwienie skargi nie jest zgodne z oczekiwaniem zainteresowanego lub go nie satysfakcjonuje, Dyrektor szkoły zobowiązany jest udzielić osobie zainteresowanej informacji o dalszym toku postępowania i wskazać organ kompetentny do dalszego postępowania w sprawie skargi.
- Należy przestrzegać, aby skargi/wnioski były składane od ,,najniższego szczebla”. Przy braku reakcji przy szczeblu najniższym można podejmować dalsze kroki.
Załącznik nr 1
Protokół przyjęcia skargi lub wniosku ustnie
PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI LUB WNIOSKU
- Imię i nazwisko wnoszącego skargę lub wniosek:
…………………………………………………………………………………………………………………
- Adres wnoszącego skargę lub wniosek:
…………………………………………………………………………………………………………………
- Data przyjęcia skargi lub wniosku:
…………………………………………………………………………………………………………………
- Opis treści sprawy:
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
- Zarzuty skargi lub konkluzja wniosku:
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
- Podpis i stanowisko służbowe osoby przyjmującej skargę lub wniosek:
…………………………………………………………………………………………………………….
- Podpis osoby wnoszącej skargę lub wniosek
Klauzula informacyjna………………………………………………………………………
Załącznik nr 2 Rejestr skarg i wniosków
Lp.
|
Data wpływu
skargi (wniosku) |
Nazwa
podmiotu przekazującego skargę (wniosek) data i znak pisma |
Znak sprawy | Przedmiot skargi (wniosku) | Termin
załatwienia skargi (wniosku) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik nr 3
Sygnatura pisma… miejscowość, data
Imię i nazwisko Skarżącego
Adres
Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi/wniosku*
Odpowiadając na Pani/Pana* skargę z dnia ………… skierowaną do …………………. dotyczącą …..….., uprzejmie informuję, iż uznaję skargę/wniosek* za ………………… (zasadną/bezzasadną/częściowo zasadną*).
W oparciu o dokumentację znajdującą się w ……. oraz przeprowadzone postępowanie wyjaśniające ustalono ………………………..
(Uzasadnienie faktyczne i prawne)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Informuję, że zgodnie z treścią art. 239 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 z późn. zm.) w przypadku gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności – organ właściwy do jej rozpatrzenia może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko
z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy – bez zawiadamiania skarżącego.
Imię i nazwisko oraz podpis osoby rozpatrującej skargę/wniosek
Otrzymują:
- Adresat
- a/a
* Niepotrzebne usunąć.
OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Procedura zasad postępowania w sprawach przyjmowania oraz rozpatrywania skargi wniosków w Szkole Polskiej przy Ambasadzie RP w Hadze
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), obowiązującego od 25 maja 2018 r., informuję, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szkoła Polska przy Ambasadzie RP w Hadze
- W sprawie ochrony swoich danych osobowych może Pani/Pan należy się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: iod@orpeg.pl
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu rozpatrzenia skarg lub wniosków na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, wynikającego z:
- Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 z późn. zm.),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2000 r., nr 5, poz. 46);
- Zakres przetwarzanych danych obejmuje:
- Imię i nazwisko wnoszącego skargę lub wniosek,
- Adres wnoszącego skargę lub wniosek,
- Data przyjęcia skargi lub wniosku,
- Opis treści sprawy,
- Wnioski i analizę sprawy,
- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
- Organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają wyłącznie z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
- inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z administratorem przetwarzają jego dane,
- podmioty realizujące zadania Administratora, takie jak: operator pocztowy, bank, dostawca oprogramowania dziedzinowego.
- Pani/Pana dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 3, lecz nie krócej niż przez czas określony w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173).
- Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- Ma Pani/Pan prawo żądania od Administratora:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich pierwszej kopii,
- do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- do usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania danych na podstawie art. 17 RODO oraz art. 18 RODO,
- do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na zasadach opisanych w art. 21 RODO,
- do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
- W celu skorzystania oraz uzyskania informacji dotyczących praw określonych powyżej (lit. a-f) należy skontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych.
- Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ustawy o ochronie danych osobowych lub RODO.
- Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami jest obowiązkowe.
- Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.